Przechowywanie dokumentacji przez prawnie ustalony czas to jeden z istotnych obowiązków, których nie możemy zaniedbać. Dziś skupiamy się na aktach, wymagających od nas ponad pięcioletniego przechowywania. Z tego tekstu dowiesz się także, jak profesjonalne archiwizowanie dokumentów pomaga utrzymać w ryzach akta różnego rodzaju.

Na czym właściwie polega przechowywanie dokumentów?

Z pewnym przechowywaniem dokumentów mamy do czynienia w każdym przedsiębiorstwie. Wymuszają na nas to przepisy oraz wymogi określane przez organy kontrolujące nasze poczynania. Sama czynność przechowywania polega na wydzieleniu bezpiecznej przestrzeni, w której akta będą chronione przed:

1. czynnikiem ludzkim

Mowa o wszelkiego rodzaju kradzieży itp.

2. zniszczeniem fizycznym

Akta łatwo się niszczą, szczególnie jeśli nie zapewnimy im właściwej temperatury i wilgotności w miejscu przechowywania

3. zgubieniem

Bezpieczne miejsce oznacza, że dokumentacja będzie trzymana w ryzach i żadne akta się nie zgubią.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że chociaż przechowywanie dokumentów jest bardzo ważne, nigdy nie zastąpi kluczowego procesu, jakim jest archiwizacja dokumentów. To podczas takich działań następuje uporządkowanie akt zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami stosowanymi w archiwistyce.

Archiwizowanie dokumentów – sprawdź, które z Twoich akt należy przechowywać dłużej niż pięć lat

Pięcioletni okres przechowywania obejmuje wiele rożnych akt. Dotyczy on m.in. takich dokumentów jak oryginały faktur VAT, księgi podatkowe, ewidencje przebiegu pojazd, noty księgowe i wiele innych.

Porządkowanie dokumentów pozwoli wyodrębnić także akta, których okres przechowywania jest znacznie dłuższy. Mowa tu przede wszystkich o aktach pracowniczych. Profesjonalne usługi archiwizacyjne uwzględniają te różnice między poszczególnymi typami akt, co pozwala w prostszy sposób przestrzegać obowiązującego prawa.

Zdecydowanie najdłużej należy przechowywać akta kadrowe, dotyczące osób zatrudnionych do końca 2018 roku. W takich przypadkach okres przechowywania sięga aż pięćdziesięciu lat. Istnieje jednak sposób, by skrócić ten czas. Taką możliwość mamy w związku z osobami zatrudnionymi między 31 grudnia 1998 a 1 stycznia 2019. W tym celu powinniśmy wystosować specjalne pismo do ZUS OSW. Taki raport informacyjny skróci czas przechowywania dokumentacji do 10 lat. Bez konieczności spełnienia dodatkowych formalności przez dekadę przechowuje się akta osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku.

Archiwizacja dokumentów – sposób na przestrzeganie prawa

Jak widać, profesjonalne podejście do tej czynności to nie tylko uporządkowanie zbiorów i zapobieganie chaosowi. Jeśli archiwizowanie dokumentów przekażemy rzetelnej firmie, takiej jak np. Rhenus, zyskamy pewność, że w razie ewentualnej kontroli będziemy mogli bez przeszkód zaprezentować wymagane akta i w ten sposób wywiązać się w pełni ze swoich obowiązków.